Le cahier des périmés, un fichier Excel et un logiciel peuvent servir à consigner les produits dont la date approche. Leur différence tient surtout au travail nécessaire pour saisir, rechercher et actualiser les informations avec l’équipe. Avant de changer de support, identifiez ce qui rend votre suivi actuel difficile : les dates manquantes, les versions du fichier, les emplacements ou les contrôles non terminés.
Un registre et un contrôle répondent à deux besoins
Le registre rassemble des informations ; le contrôle vérifie les produits présents dans les rayons et la réserve. Un tableau parfaitement présenté peut contenir des quantités obsolètes. Un cahier rempli soigneusement peut être difficile à consulter lorsqu’il reste dans un seul endroit. Aucun support ne remplace la vérification des produits ni l’organisation physique de l’officine.
Démarche Qualité à l’Officine propose un registre E.11 de recensement des produits à risque de péremption, disponible sur sa page en PDF et en XLS. Un tableur constitue donc un support possible pour cette organisation. Son utilisation ne permet pas, à elle seule, de conclure à une conformité réglementaire.
Quand le cahier reste pratique
Le papier peut convenir à un suivi limité et à une équipe qui connaît bien son organisation. Il ne nécessite pas de poste informatique pour écrire une information. Fixez toutefois où se trouve le cahier, comment retrouver une entrée et qui indique qu’un produit n’est plus présent. Sans consigne commune, les corrections et annotations deviennent vite difficiles à interpréter.
Pour plusieurs zones, veillez à conserver des noms d’emplacements cohérents. Une annotation comme « tiroir du fond » peut être claire pour son auteur et ambiguë pour un remplaçant. Relisez quelques entrées avec un collègue : s’il peut retrouver les produits sans explication supplémentaire, le support remplit déjà une partie de son rôle.
Ce qu’Excel facilite, et ce qu’il faut organiser
Un tableur permet de trier des dates, rechercher un produit et filtrer une zone. Les formules, mises en couleur et règles de partage dépendent de la façon dont le fichier est construit. Excel ne propose pas automatiquement les mêmes alertes ou le même parcours de scan qu’un outil spécialisé : ces fonctions nécessitent une configuration ou une intégration adaptée.
Identifiez une version de référence et les personnes qui peuvent la modifier. Précisez comment saisir les dates et les quantités pour éviter des formats différents. Lorsque plusieurs copies circulent par email, une correction peut rester dans un fichier pendant qu’un autre sert au contrôle. Les modalités de partage comptent donc autant que les colonnes choisies.
Quand un outil spécialisé devient utile
Un logiciel devient pertinent lorsque la saisie au smartphone, les recherches par emplacement et la participation de plusieurs collaborateurs représentent un besoin quotidien. Comparez les outils à partir de ces usages concrets : quel code est lu, quelles dates sont récupérées, qui peut modifier les entrées et où apparaissent les produits à vérifier ?
Le logiciel de gestion des périmés FlowPharm permet de scanner les produits, de vérifier ou saisir leur mois et année de péremption et de les classer par localisation. Les alertes se consultent dans les statistiques ; les gestionnaires habilités disposent de statistiques et d’exports. L’inventaire est accessible avec Premium ou l’option Modules, selon les droits attribués.
Passer à un autre support sans perdre le suivi
Avant de repartir sur un nouveau registre, relisez les entrées existantes et vérifiez les produits correspondants. Écartez les quantités qui ne reflètent plus le stock observé et clarifiez les emplacements ambigus. Cette remise à jour sert quel que soit le support choisi. Organisez ensuite la saisie avec l’équipe ; ne supposez pas qu’un changement d’outil importe automatiquement votre ancien fichier.