Conditions Générales d'Utilisation (CGU)

Aux fins des présentes CGU, les termes ci-après ont la signification suivante :

• Éditeur : la société SASU FlowPharm.
• Plateforme : le logiciel SaaS FlowPharm, accessible via le site web et les applications associées.
• Organisation : toute pharmacie d’officine ou structure professionnelle souscrivant à la Plateforme.
• Administrateur : utilisateur disposant de droits de gestion avancés pour l’Organisation.
• Utilisateur : toute personne physique autorisée par l’Organisation à accéder à la Plateforme.
• Données : l’ensemble des données saisies, importées, générées ou traitées via la Plateforme.
• Données personnelles : toute donnée à caractère personnel au sens du RGPD.
• Contenus : informations, textes, QCM, données métiers, résultats et documents accessibles via la Plateforme.
• Services tiers : services fournis par des prestataires externes utilisés pour l’hébergement, la sécurité ou le fonctionnement technique.

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'usage de la plateforme FlowPharm (ci-après « la Plateforme »), éditée par SASU FlowPharm (immatriculation au RCS de Saint-Étienne sous le numéro 999 972 201), siège social au 18 rue des Tilleuls, 42230 Roche-la-Molière, joignable à l'adresse [email protected]. La Plateforme est destinée aux pharmacies d'officine et structures apparentées.

L’Éditeur indique être titulaire d’une assurance Responsabilité Civile Professionnelle. Une extension relative aux risques cyber peut être incluse, selon les conditions et limites prévues au contrat d’assurance. Une attestation peut être communiquée sur demande.

L’Utilisateur s’engage notamment à :

• utiliser des mots de passe forts, uniques et conformes aux recommandations de sécurité usuelles ;
• préserver la confidentialité de ses identifiants ;
• signaler rapidement à FlowPharm tout accès suspect, perte de contrôle du compte ou faille de sécurité présumée.

En cas de compromission avérée ou suspectée, FlowPharm pourra, sans préavis, prendre toute mesure jugée utile à la sécurisation du service, notamment :

• réinitialiser les sessions actives ;
• suspendre temporairement les accès concernés (suspension préventive) ;
• appliquer un rollback technique sur une période de 24 à 48 heures, susceptible d’impacter l’ensemble des utilisateurs.

Ces mesures sont prises dans l’intérêt de la sécurité globale du service et ne sauraient engager la responsabilité de l’Éditeur.

FlowPharm propose un programme de parrainage permettant à chaque organisation de partager un code unique. Les modalités commerciales du programme (avantages, conditions de déblocage, validité des codes de réduction) sont détaillées à l’article « Programme de parrainage » des CGV.

L’Utilisateur s’engage à un usage loyal du programme. Sont notamment interdits :

• l’auto-parrainage et la création de comptes ou d’organisations fictifs destinés à obtenir indûment des avantages ;
• la diffusion du code de parrainage par des moyens contraires à la loi ou aux bonnes pratiques (spam, publicité trompeuse, usurpation d’identité) ;
• toute manœuvre visant à contourner les règles du programme.

En cas de manquement, l’Éditeur pourra annuler les avantages obtenus et, le cas échéant, suspendre le compte concerné dans les conditions prévues aux présentes CGU.

La Plateforme FlowPharm et l'ensemble de ses éléments – code source et objet, architecture logicielle, interface utilisateur et composants graphiques (maquettes, icônes, chartes, mises en page), contenus rédactionnels, structure et organisation des bases de données, schémas et modèles de données, documentation fonctionnelle et technique, ainsi que les dénominations, marques, logos et noms de domaine – constituent des œuvres protégées au sens des articles L.111-1, L.112-1 et L.112-2 du Code de la propriété intellectuelle (CPI). L'Éditeur en est titulaire ou licencié.

Au titre des droits patrimoniaux (CPI art. L.122-1 s.), l'Éditeur dispose du droit d'autoriser ou d'interdire toute reproduction, représentation, adaptation, traduction, arrangement, diffusion et, plus généralement, toute exploitation par quelque procédé que ce soit. Les droits moraux (CPI art. L.121-1 s.) demeurent inaliénables et imprescriptibles.

Les bases de données mises en œuvre bénéficient, le cas échéant, de la protection du droit sui generis du producteur (CPI art. L.341-1 s.). Sont interdits, sauf autorisation écrite, l'extraction et/ou la réutilisation de la totalité ou d'une partie qualitativement ou quantitativement substantielle de leur contenu.

La Plateforme a été conçue et développée de manière indépendante par l'Éditeur, sur la base de spécifications propres et d'un écosystème technique sur mesure. Les éventuelles similitudes fonctionnelles avec d'autres logiciels du secteur résultent des usages et obligations du métier et ne sauraient, en l'absence de reproduction de la forme, caractériser une atteinte aux droits d'auteur. Les preuves de conception indépendante (maquettes, commits Git, documentation technique) sont conservées à titre probatoire.

Toute utilisation non expressément autorisée des éléments protégés est prohibée et engage la responsabilité de son auteur.

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme :

• l’Organisation agit en qualité de Responsable de traitement au sens du RGPD ;
• FlowPharm intervient en qualité de Sous-traitant pour les Données hébergées et traitées dans le cadre strict de l’exécution du service.

Un accord de sous-traitance (Data Processing Agreement – DPA) est conclu entre les parties et fait partie intégrante de la relation contractuelle. Cet accord est accessible à l’adresse suivante :https://flowpharm.fr/dpa.

L’acceptation des présentes CGU vaut acceptation expresse du DPA, lequel entre en vigueur à la date d’acceptation des CGU par l’Organisation.

FlowPharm peut recourir à des sous-traitants techniques (notamment pour l’hébergement, la sécurité et la maintenance) afin d’assurer le bon fonctionnement de la Plateforme.

Les Données sont hébergées au sein de l’Union européenne, et majoritairement en France, selon les services et sous-traitants utilisés.

La Plateforme met en œuvre des journaux techniques (logs). Ces logs ont pour finalités :

• la sécurité du système ;
• la prévention et la détection de la fraude ;
• l’audit technique ;
• le dépannage et l’amélioration continue du service.

La Plateforme peut proposer des contenus de formation continue non certifiante, notamment sous la forme de questionnaires à choix multiples (« QCM »).

Les QCM sont proposés selon une programmation éditoriale librement définie par l’Éditeur, notamment en fonction des actualités, des besoins identifiés en officine et des ressources disponibles. Leur nombre, leur fréquence de publication, leur durée de mise à disposition et les thématiques abordées peuvent varier. L’Éditeur ne garantit aucun nombre minimal de QCM ni aucune périodicité particulière.

Les QCM sont fournis à titre informatif et pédagogique. Malgré le soin apporté à leur conception et à leur mise à jour, ils peuvent contenir des erreurs, omissions ou approximations. Ils ne constituent ni un avis médical, ni un avis pharmaceutique, ni une recommandation officielle et ne sauraient se substituer aux sources réglementaires, aux référentiels, aux résumés des caractéristiques du produit, aux recommandations des sociétés savantes ou aux documents institutionnels applicables.

L’Utilisateur demeure responsable de la vérification des informations avant toute utilisation dans le cadre de son activité professionnelle ou de la prise en charge d’un patient.

Sous réserve des dispositions légales impératives applicables, la responsabilité de l’Éditeur ne pourra être engagée en raison d’une erreur ou d’une omission contenue dans un QCM, d’une interprétation incorrecte de son contenu ou de son utilisation sans vérification préalable auprès des sources officielles appropriées.

Dans le cadre du processus qualité de FlowPharm, toute erreur ou information susceptible de nécessiter une correction peut être signalée au support à l’adresse [email protected].

Lorsque la Plateforme propose des fonctionnalités d’aide à la réalisation de TROD (angine et cystite), l’Utilisateur reconnaît que le traitement de données relatives au patient nécessite l’accord préalable du patient (ou de son représentant légal lorsque applicable), conformément à la réglementation en vigueur.

Aucune donnée de santé relative au TROD n’est transmise aux serveurs de FlowPharm. Seul un identifiant unique, 100% anonymisé, peut être utilisé à des fins techniques, sans permettre l’identification du patient.

Les informations TROD sont traitées localement sur l’ordinateur de l’Utilisateur et, lorsqu’un stockage est réalisé, elles sont stockées de manière chiffrée.

La fonctionnalité TROD (angine & cystite) est disponible uniquement sur la version web de FlowPharm et n’est pas accessible sur les applications mobiles iOS/Android.

En conséquence, FlowPharm ne saurait être tenu responsable d’une fuite de données, d’un accès non autorisé ou de toute compromission liée aux TROD résultant notamment d’une faille, d’une mauvaise configuration, d’un malware, d’un défaut de mise à jour, d’un accès physique non maîtrisé ou plus généralement d’un manquement de l’Utilisateur à ses obligations de sécurité.

Pour toute question ou incident de sécurité, l’Utilisateur est invité à contacter le support à l’adresse [email protected].

Les fonctionnalités et contenus « métier » proposés par FlowPharm (notamment périmés, TROD, QCM et outils d’aide) constituent des outils d’assistance. Ils ne remplacent en aucun cas :

• le jugement professionnel du pharmacien et de l’équipe officinale ;
• les obligations réglementaires, procédures internes et bonnes pratiques applicables ;
• les textes officiels, recommandations et référentiels en vigueur.

L’Utilisateur demeure seul responsable de la vérification des informations et de leur usage en pratique.

La Plateforme propose à l'Utilisateur une fonctionnalité de signature électronique de son planning hebdomadaire. En signant, l'Utilisateur atteste avoir pris connaissance des créneaux qui lui sont attribués pour la semaine concernée et les accepter tels qu'ils sont présentés.

Nature juridique. Cette signature constitue une signature électronique simple au sens de l'article 3, point 10, du Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 (« eIDAS »). Conformément à l'article 25, paragraphe 1, dudit règlement et aux articles 1366 et 1367 du Code civil français, son effet juridique et sa recevabilité comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif qu'elle se présente sous une forme électronique.

Procédé technique. Pour signer, l'Utilisateur doit successivement :

• confirmer son identité en saisissant à nouveau son mot de passe ;
• valider un code à usage unique envoyé par email à l'adresse associée à son compte ;
• cocher la case attestant de la lecture du planning et de son acceptation explicite.

Au moment de la signature, la Plateforme enregistre un instantané intégral des créneaux signés (date, horaires, total, localisation, type, garde, heures supplémentaires) ainsi que les éléments suivants constitutifs du faisceau d'indices probatoires : horodatage serveur, adresse IP, agent utilisateur, identifiant du code de vérification consommé, et empreinte cryptographique HMAC-SHA256 calculée sur cet instantané. Chaque empreinte est chaînée à la précédente signature de l'Utilisateur, formant une chaîne d'intégrité dont toute altération est mathématiquement détectable.

Protection contre la falsification. Les enregistrements de signature sont stockés dans un journal en ajout uniquement (les suppressions sont bloquées au niveau de la base de données). Toute modification ultérieure d'un créneau couvert par une signature déclenche automatiquement l'invalidation de cette signature ; l'Utilisateur est invité à signer la nouvelle version du planning, l'ancienne empreinte étant conservée comme preuve de l'état antérieur.

Refus de signer. L'Utilisateur peut refuser de signer un planning. Le refus, accompagné d'un motif obligatoire, est transmis au manager de l'Organisation et conservé selon les mêmes garanties d'intégrité.

Convention de preuve. En utilisant cette fonctionnalité, l'Utilisateur et l'Organisation conviennent expressément, en application de l'article 1356 du Code civil, que les enregistrements générés par le procédé décrit ci-dessus (instantané signé, empreinte HMAC-SHA256, horodatage, métadonnées de connexion, journal d'audit) constituent une preuve écrite valable entre les parties de l'identité du signataire, de son consentement et du contenu signé. La charge de la preuve d'une éventuelle défaillance du procédé incombe à la partie qui l'invoque.

Limites. Le procédé ne constitue ni une signature électronique avancée ni une signature électronique qualifiée au sens des articles 26 et 3, point 12, du règlement eIDAS. Il ne saurait, à lui seul, se substituer à une signature manuscrite ou qualifiée lorsqu'une telle forme est imposée par la loi (notamment conclusion ou modification du contrat de travail).

Conservation et accès. Les signatures, refus, invalidations et réouvertures sont conservés pendant une durée maximale de 5 ans à compter de la signature, à des fins probatoires et conformément aux obligations légales en droit du travail. Au-delà de cette durée, les enregistrements concernés font l'objet d'une purge automatique. L'Utilisateur peut à tout moment exporter au format PDF l'historique de ses propres signatures depuis la page « Signature du planning ». Le manager habilité (rôle schedule_manager) dispose du même droit d'export pour les membres de son Organisation. Chaque export porte sur une période maximale de 100 jours consécutifs ; cette limite s'applique par export et non de manière globale : l'Utilisateur ou le manager peut effectuer plusieurs exports successifs couvrant des périodes contiguës afin de récupérer un historique plus long.

Réouverture. Lorsqu'une signature a été refusée ou invalidée, seul un manager habilité peut « rouvrir » la semaine concernée afin de permettre à l'Utilisateur de signer la version corrigée. La réouverture est elle-même tracée et notifiée à l'Utilisateur.

Le support est assuré :

• par email pour l’ensemble des utilisateurs ;
• par email et téléphone pour les Organisations disposant d’une offre Premium.

Les demandes doivent être adressées à : [email protected].

Les délais de réponse sont indicatifs, compris entre 24 et 72 heures ouvrées, hors week-ends et jours fériés.

Les Données saisies, importées ou générées dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme restent la propriété exclusive de l’Organisation.

L’Organisation concède à FlowPharm une licence non exclusive, mondiale, limitée et strictement nécessaire, pour héberger, traiter et afficher les Données aux seules fins de fourniture du service, de maintenance, de support, et de sécurité.

La Plateforme est fournie « en l'état » et utilisée en connaissance de cause par l'Utilisateur. L'Éditeur n'accorde aucune garantie d'absence d'erreur, de conformité à un besoin particulier, de performance, de disponibilité continue ni d'interopérabilité avec des systèmes tiers.

L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, pertes de données, pertes d'exploitation, préjudices commerciaux ou moraux, ni des conséquences liées à la mauvaise utilisation du service, aux contenus saisis par les Utilisateurs, aux défaillances réseaux/tiers ou aux cas de force majeure.

En toute hypothèse, la responsabilité cumulée de l'Éditeur, toutes causes confondues et tous chefs de préjudice, serait limitée au montant effectivement payé par l'Organisation au titre des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.

Les CGU s'appliquent pendant toute la durée d'utilisation de la Plateforme.

En cas de manquement grave, de violation de la réglementation applicable, ou de risque pour la sécurité, notamment lorsque le comportement de l’Utilisateur porte atteinte aux intérêts légitimes de FlowPharm, l'Éditeur peut suspendre ou résilier l'accès, sans indemnité.

FlowPharm peut notamment suspendre ou résilier l’accès en cas :

• fraude ou tentative d’intrusion ;
• violation des CGU ou de la réglementation ;
• mise en ligne de données patient identifiantes non autorisées ;
• impayé (selon CGV) ;
• atteinte à la sécurité ou au fonctionnement du service ;
• utilisation du Service à des fins d’analyse concurrentielle, d’ingénierie inverse, de collecte de données, de reproduction ou de développement d’un service concurrent.
• utilisation par une personne ne relevant pas de la catégorie des professionnels exerçant en officine de pharmacie, la Plateforme étant exclusivement réservée à ces derniers. Toute inscription ou utilisation par une personne non éligible pourra entraîner la suspension immédiate et la clôture définitive du compte concerné, sans préavis ni remboursement.

Une suspension conservatoire peut être appliquée immédiatement en cas de risque.