# Modèle de notice salariés — Pilou IA et assistants externes connectés à FlowPharm Version du 8 septembre 2026. Document à compléter par l’employeur avant diffusion. Ce modèle n’atteste pas de la conformité d’un fournisseur et ne remplace pas l’analyse des traitements effectivement utilisés. Supprimer les options non utilisées et les instructions entre crochets. Faire valider les bases juridiques et les transferts. ## Préparation par l’organisation - Identifier les fonctionnalités réellement activées, leurs utilisateurs habilités et finalités. - Choisir les services externes autorisés et vérifier les conditions de leurs comptes professionnels, les contrats applicables, les lieux de traitement, la conservation et l’entraînement. - Compléter le registre des traitements et examiner la nécessité d’une analyse d’impact. - Adapter la présente notice, la communiquer avant la mise en service ou l’évolution concernée, la rendre durablement accessible et conserver la preuve de sa diffusion. - Examiner les obligations d’information/consultation des représentants du personnel lorsqu’elles s’appliquent. - Ne pas demander une signature de « consentement à l’IA » pour remplacer la détermination d’une base juridique. --- ## Notice à remettre aux salariés ### Responsable du traitement et contact [Raison sociale, adresse et coordonnées de l’officine] est responsable du traitement de vos données pour la gestion de l’organisation du travail. Contact pour vos questions et vos droits : [contact RH/vie privée, coordonnées du DPO s’il existe]. ### Finalités et fonctionnalités utilisées Nous utilisons FlowPharm et les fonctionnalités suivantes : [conserver et préciser les usages effectifs]. - **Pilou IA**, assistant intégré fourni par FlowPharm : consultation des horaires, calcul des volumes planifiés, analyse des besoins de présence et préparation de propositions de planning. - **Assistants externes connectés par MCP** : [noms exacts des services et éditeurs autorisés, type de compte professionnel utilisé, usages et catégories accessibles à chacun]. - [Préciser si les demandes de congés, échanges, heures supplémentaires ou rendez-vous laboratoire sont concernés, et pour quelles opérations de lecture/écriture.] Base(s) juridique(s) retenue(s) pour chaque finalité : [à compléter par l’organisation, avec justification de la nécessité ; si intérêt légitime, préciser l’intérêt poursuivi]. Le fait qu’un utilisateur autorise une connexion ne constitue pas votre consentement au traitement de vos données ni, à lui seul, sa base juridique. ### Données concernées et minimisation Selon les fonctionnalités autorisées : identité d’affichage, rôle professionnel, horaires, volumes planifiés, disponibilités, demandes et soldes de congés, échanges et heures supplémentaires, contraintes et données nécessaires à l’organisation du planning. Les motifs d’absence précis des lectures couvertes sont remplacés par des catégories générales (par exemple « Indisponible »). Les notes des demandes d’échange et d’heures supplémentaires ne sont pas renvoyées à Pilou par les outils de lecture correspondants. Ces mesures ne rendent pas les données anonymes. Les textes saisis volontairement dans un assistant ne sont pas automatiquement anonymisés : ne pas y saisir de données de santé, de documents RH confidentiels ou d’informations sans rapport avec la demande. ### Destinataires et traitements hors EEE Les données sont accessibles aux personnes habilitées de notre organisation, à FlowPharm pour la fourniture du service et, selon les fonctions utilisées : - Pilou : OpenRouter et Z.ai traitent les messages et le contexte utile. FlowPharm impose un fournisseur d’inférence déterminé, l’absence de collecte autorisée et un routage à zéro conservation, sans fournisseur de secours. Cette exigence ne supprime pas le transfert. - MCP : [services effectivement admis par l’organisation]. Ils reçoivent les résultats nécessaires aux accès autorisés et les textes fournis lors des actions. Leur conservation, leurs sous-traitants et leurs règles d’utilisation dépendent du contrat et du compte utilisés. [Indiquer les pays de traitement et d’accès hors EEE réellement concernés, le mécanisme juridique applicable et la façon d’obtenir les garanties : adéquation, CCT et mesures complémentaires selon le cas. Ne pas présenter l’hébergement FlowPharm en France comme une garantie que les traitements de l’assistant ont lieu en France.] ### Conservation Les données métier conservent leurs durées propres, décrites dans [notre notice RH / lien]. Les journaux d’audit MCP et les plans Pilou expirés suivent une rétention de six mois depuis leur création, avec purge automatique régulière. L’expiration d’exécution d’un plan Pilou (normalement quinze minutes) ne correspond pas à sa suppression. L’historique Pilou est stocké dans la session du navigateur et peut être effacé localement ; cela n’efface pas les opérations métier ni les plans enregistrés côté serveur. Pour les assistants MCP externes : [indiquer les durées propres à chaque service]. La révocation de la connexion bloque les nouveaux accès mais n’efface pas les copies déjà transmises. [Préciser la procédure de suppression auprès des services concernés.] ### Interventions humaines Les modifications directes du planning proposées par MCP restent dans des brouillons à publier depuis FlowPharm. Les autres workflows MCP conservent leurs confirmations et leurs effets métier. Dans Pilou, le gestionnaire vérifie l’aperçu des créations, modifications et suppressions puis utilise « Appliquer ces modifications » ; un simple accord écrit dans le chat ne déclenche pas d’écriture. Il peut annuler ou demander une révision. Les comparaisons de remplaçants portent sur les rôles, disponibilités, contraintes et heures planifiées, pas sur les heures réellement pointées ni la valeur personnelle des salariés. Pilou prend aussi en compte la répartition des ouvertures/fermetures des 56 jours précédents ; ce critère n’est pas utilisé par le classement MCP. Les usages visant à noter le mérite ou la fiabilité, recommander une sanction ou un licenciement individuel, ou défavoriser une personne sur un critère discriminatoire ne font pas partie de l’assistance proposée. Les assistants externes restent contrôlés par leurs éditeurs ; les restrictions FlowPharm ne garantissent pas toutes leurs réponses. [Préciser les personnes chargées du contrôle effectif des propositions, les critères utilisés, les modalités de contestation et les usages RH effectivement exclus par l’organisation.] ### Vos droits Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification et, selon la base juridique et les conditions applicables, leur effacement, la limitation du traitement, vous y opposer ou demander leur portabilité. Contact : [coordonnées]. Vous pouvez également saisir la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes. [Compléter pour les traitements effectivement mis en œuvre.] Information FlowPharm : https://flowpharm.fr/confidentialite#pilou et https://flowpharm.fr/confidentialite#mcp. Date de diffusion de cette notice : [date]. Version et emplacement de consultation : [à compléter]. --- Références de préparation : - [CNIL — Gestion du personnel](https://www.cnil.fr/fr/les-regles-pour-la-gestion-du-personnel) - [RGPD — Information et droits](https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre3)